Cómo se implementa bCube CMS en un medio de comunicación

La implementación de un CMS conlleva una serie de fases que pasan primero por el conocimiento del cliente y sus necesidades, la consultoría o el diseño de una estrategia alineada con los objetivos del usuario. En este artículo, explicamos cómo trabaja Bitban Technologies desde que contacta con el medio de comunicación hasta la implementación de bCube CMS y la salida a producción. 

Los pasos previos

El primer paso es conocer al cliente, sus necesidades y los objetivos que quiere conseguir con nuestro gestor de contenidos, una vez que ha contactado con nosotros. Para ello, se llevan a cabo distintas reuniones previas con los representantes del medio de comunicación (fundamentalmente, CTOs y CIOs), para explicarles cómo funciona bCube CMS y ver si encaja en su estrategia. 

Por parte del equipo de Bitban Technologies, en esta primera fase de análisis, estudian cómo trabaja el medio y con qué herramientas, de cara a futuras integraciones, y evalúan las distintas opciones que luego presentarán al cliente, junto a una demo “ad hoc” del sistema. 

Para ello, Bitban cuenta con uno de los equipos más experimentados en consultoría para medios, que abarca las áreas de producto, experiencia de usuario, diseño, desarrollo, apps e IT/DevOPs. Nos encargamos de dimensionar los proyectos a las necesidades específicas de cada cliente, con desarrollos a medida. No en vano, nuestro lema ha sido, desde nuestros inicios en 2009, “Si lo puedes imaginar, lo podemos hacer”.

Cada medio de comunicación es único, por lo que creamos una experiencia personalizada y un proyecto a medida para cada cliente. Escuchamos, preguntamos y guiamos para poder conocer todas las respuestas:

• ¿Quiénes son los usuarios? 
  
  
• ¿Qué podemos darles que sea único? 
  
  
• ¿Cuál es la dimensión del equipo de redacción? 
  
  
• ¿Cómo se va a monetizar el producto?

Conocer a fondo el problema nos permite encontrar una solución idónea para cada cliente. Si el medio de comunicación está de acuerdo con la propuesta y el proyecto encaja en sus expectativas, Bitban le envía una oferta funcional y económica, que se debatirá en una reunión posterior, en la que se resolverán también todas las dudas que puedan surgir al respecto. Una vez aceptada, es momento de implementar el proyecto, aplicando la solución elegida. 

Implementación

1. ¿Cómo trabajamos?

Nuestra metodología se basa en la evolución continua, desde las primeras fases de toma de contacto hasta la puesta en marcha del proyecto. Esta constante iteración se mantiene tras la salida a producción, lo que permite implantar nuevas mejoras y conseguir productos siempre a la vanguardia. 

El equipo emplea metodologías ágiles, que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta, así como amoldar su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno, en nuestro caso concreto, al cambiante sector de los medios de comunicación.

Entre otras metodologías, utilizamos SCRUM (como en el caso de nuestros clientes Mediaset y Prensa Ibérica). Así, la implementación se divide en Sprints, con el objetivo de ir disponiendo periódicamente de entregables evolutivos que el cliente puede probar y validar. Aunque nos adaptamos a las necesidades de cada medio y elegimos, en cada caso, la metodología más apropiada.

El objetivo de utilizar estas metodologías de trabajo es dotar de agilidad al proyecto, a la vez que logramos la implicación de todas las partes, con una comunicación fluida, que garantiza que podamos detectar rápidamente cambios en las expectativas y en los alcances contextuales. Al final de cada sprint, el equipo de desarrollo generará un entregable, en concreto, un informe de seguimiento, que proporcionará al jefe de proyecto de cada medio información de alto nivel sobre el avance de las funcionalidades más importantes, así como un análisis y previsión de posibles desviaciones, y la gestión de riesgos y cambios. 

2. Fases del proyecto

La ejecución exitosa de cualquier proyecto implica llevar a cabo un enfoque metódico y estructurado a lo largo de diversas fases clave, desde la inicial de consultoría, hasta el definir la estrategia y objetivos claros, la conceptualización de las soluciones con un diseño atractivo que mejore la experiencia de usuario, la formación para que la redacción pueda aprovechar al máximo el gestor de contenidos hasta la puesta en marcha o salida del proyecto, que supone la culminación del esfuerzo conjunto.

Aunque el proceso no acaba aquí, ya que siempre se podrán realizar mejoras posteriores al evaluar los resultados del proyecto, una innovación continua que caracteriza a bCube CMS.

En conjunto, todas estas fases crean un marco integral que maximiza las posibilidades de éxito y el crecimiento del medio de comunicación. 

a. Consultoría

En esta etapa, el equipo de consultoría analiza a fondo el producto, su posición en el mercado e identifica los puntos a mejorar. Posteriormente, se encarga de definir la envergadura del proyecto y los recursos disponibles, de forma que se pueda dimensionar el producto de forma adecuada, y el resultado sea óptimo, independientemente del tamaño del staff. 

b. Estrategia

Una vez obtenida toda la información necesaria en la consultoría, planificamos reuniones con todos los departamentos implicados del medio de comunicación, para conocer su día a día e identificar posibles puntos de fricción. De esta manera, al implicar a todos los actores del proyecto, es posible alinear objetivos para avanzar en la misma dirección.

Con los datos recogidos hasta el momento y con la toma de requisitos, se elabora un documento funcional en el que se recogen todas las necesidades específicas del producto, que contendrá árboles de navegación, tipologías de contenidos y taxonomías, para construir todos los elementos que conforman el proyecto. 

Cuando se ha definido la arquitectura, ésta se plasma en bocetos, wireframes y prototipos, que son los que definirán los distintos flujos y funcionalidades, así como la forma en la que se presentará la información al usuario final. 

Con el producto completamente definido y validado por el cliente, el equipo de diseño de Bitban trabaja la parte visual y tangible que acabará saliendo a producción. 

c. Diseño

En esta fase, se decide el diseño del producto. El aspecto visual lo define la interfaz de usuario (UI), que se compone de las interacciones y flujos que harán que el site sea usable y accesible, así como el look & feel, la capa visible y estilos, que proporcionan una identidad única para cada medio.

d. Código

Una vez que se valida el diseño, es hora de trasladarlo al código (HTML, CSS, JS…), para poner el producto en producción. El código de Bitban Technologies ha sido optimizado para lograr tiempos de carga rápidos y mejorar de manera significativa el posicionamiento de los sites de los medios en los motores de búsqueda (SEO), consiguiendo una experiencia web fluida y una visibilidad online óptima.

Además, pensando en el futuro, tanto el mantenimiento a largo plazo como el crecimiento del producto están garantizados. 

e. Integración

Con el código terminado, se revisan las páginas de salida que conformarán el portal y, una vez validadas, el equipo de desarrolladores procede a integrar el código con bCube CMS, obteniendo como resultado un gestor de contenidos único y adaptado al uso y al día a día de la redacción. 

Además, en esta fase, se integran también en el ecosistema editorial los flujos definidos en etapas anteriores y las soluciones de terceros que utilice cada medio de comunicación. bCube CMS se complementa con las plataformas más populares entre los editores digitales de todo el mundo (analítica web, configuración avanzada de publicidad, distribución multicanal de contenido, agencias de noticias…).

f. Migración

En paralelo a los desarrollos, comienza el trabajo de migración de contenidos, secciones, usuarios, etc. La migración es un proceso crítico, ya que mal realizada puede suponer la pérdida de tráfico y de posicionamiento, de datos o de contenido.

Es más importante si cabe en los medios de comunicación, ya que una mala migración puede conllevar una gran pérdida de audiencia y, por tanto, de dinero (ver artículo anterior del blog “10 consejos para migrar el CMS de tu medio de comunicación de forma certera"). 

Para evitar estos inconvenientes, Bitban lleva a cabo una cuidadosa planificación y un seguimiento riguroso, y ofrece una asistencia 24/7 del servicio técnico durante todo el proceso de migración. 

g. Configurar el entorno de producción

Una vez que finaliza el desarrollo, queda la parte más importante: la configuración del entorno de producción, un proceso que con Bitban es sencillo y sin sobresaltos, según la experiencia con nuestros clientes, a los que damos soporte para la configuración inicial, adaptada a las necesidades de su equipo editorial y metodología de trabajo.

Así, les ayudamos a configurar el portal, primeras portadas, usuarios, autores, roles, etc. El medio de comunicación aportará los medios necesarios para la posterior salida a producción.

h. Formación

Durante la fase final de los trabajos de desarrollo, Bitban realiza distintas jornadas de formación para que todo el equipo del medio que vaya a utilizar bCube CMS pueda conocer las distintas funcionalidades y pueda aprovecharlas al máximo. Antes de la misma, se proporciona al cliente la documentación necesaria para que puedan conocer el producto y prueben las distintas funcionalidades en entornos previos.

La formación que ofrecemos es de tres tipos:

• Editorial: enfocada en la creación de contenidos y la publicación de portadas, dirigida a los redactores, editores jefe, portadistas…

• Administrativa: para los gestores del portal, orientada a la creación de estructuras, asignación de roles a usuarios del sistema… Además, se ofrece información relativa a los procesos de integración que se desarrollarán a medida para cada cliente. 

• SEO: se explica cómo explotar las funcionalidades del CMS para conseguir un mejor posicionamiento orgánico y también para optimizar las tareas de redacción. En esta formación, que es opcional, se ofrecen posibilidades de mejora adicionales en función de los cambios y actualizaciones previstos por Google.

Los usuarios pueden experimentar con el CMS durante varias semanas en un entorno previo (preproducción), sin afectar a los datos que se vayan migrando y configurando en el entorno final. 

i. Validación o QA

Es una fase vital, en la que se realizan las pruebas finales en dos entornos previos al productivo: el de integración, donde se evalúa el correcto funcionamiento de las integraciones con terceros, y el entorno de preproducción, idéntico al de producción, donde se pueden crear y editar los diferentes objetos editoriales para comprobar que todo vaya bien, así como validar comportamientos sin afectar a los datos finales.

j. Salida a producción

La salida a producción marca el paso del desarrollo y pruebas al entorno en vivo, donde el sitio estará disponible para el público objetivo. Un paso crítico, en el que se completa la implementación y configuración de los portales web para que puedan ser utilizados de manera pública. 

Estas son algunas características clave de la salida producción: 

• Configuración finalizada: todas las configuraciones (incluidos aspectos como la apariencia visual, la estructura de navegación, las funcionalidades del CMS o las opciones de seguridad) se han completado según los requisitos y estándares del proyecto. 
  
  
• Contenido publicado: se ha migrado el contenido necesario al CMS (artículos, imágenes, vídeos y otros elementos multimedia que conforman el contenido del sitio). 
  
  
• Pruebas completadas: se han realizado pruebas exhaustivas en el entorno de desarrollo para asegurar que todo funcione correctamente.
  
  
• Aprobación final: se revisa el sitio en el entorno de producción y los responsables del proyecto dan su aprobación antes de hacerlo accesible al público. 
  
  
• Respaldo: se lleva a cabo un respaldo completo de la configuración y de los datos. El backup se activa desde el momento en que se empiezan a migrar datos al sistema.
  
  
• Monitoreo: después de la salida a producción, se inicia un monitoreo continuo para comprobar y verificar que el sitio funciona sin problemas. Esto implica vigilar el rendimiento, la disponibilidad y la seguridad del portal. 

El equipo de Bitban Technologies realizará pruebas de carga o estrés para comprobar que la plataforma es estable y responde según lo esperado. También se analiza, si lo solicita el cliente, que el contenido migrado redirecciona a las URLs correctas, en caso de que haya habido modificaciones en este sentido. 

Asimismo, se analizarán los datos de tráfico en plataformas de analítica (como Google Analytics), para detectar y subsanar posibles fallos que no se hayan visto durante la fase de validación o QA (aunque deberían ser residuales).

Durante el tiempo de implantación del proyecto, se llevarán a cabo test mensuales,  obteniendo como resultado un análisis cuantitativo y cualitativo del avance del portal.

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Si eres un medio de comunicación y estás planteando cambiar de CMS, te invitamos a contactar con nosotros y descubrir más en profundidad cómo trabajamos y cómo podemos ayudarte en tu proyecto. Te enviaremos toda la documentación necesaria y una demo “ad hoc” para que evalúes si bCube CMS puede encajar en tu medio.

Como habrás visto, nos adaptamos a las necesidades de los clientes y hacemos desarrollos y proyectos a medida para adecuarnos a la forma de trabajar y a las particularidades de cada medio (periódico digital, grupo audiovisual…).